Vertrouw, maar controleer ook (Deel II)

In deze tweedelige reeks gaat contractmanager en strategisch adviseur Patrick van Emden in op vertrouwen en controle in zakelijke relaties. In het eerste deel legde hij onder meer uit waarom het verstandig is om in ieder geval eerst te beginnen met vertrouwen. Desondanks is controle van contracten essentieel, zo blijkt uit deel II. Van Emden laat zien hoe gedurende de uitvoering van het contract veel ellende kan worden voorkomen.  

Controle van contracten is essentieel. Dat kan gedurende het contract, en het kan vooraf door scherpe eisen te stellen en deze grondig te controleren. Een voorbeeld van controle vooraf is een aanbesteding in het sociale domein van (onder meer) een aantal gemeenten in het zuiden. In deze aanbesteding werden eisen gesteld met betrekking tot onder andere opleidingsniveau. De aanbestedende dienst besloot om een diepgaande controle vooraf uit te voeren van de ontvangen input. Hieruit bleek dat er op grote schaal gelogen werd. Op het Dark Web gekochte diploma’s waren ingediend, kwaliteitscertificaten waren niet aanwezig, solvabiliteitseisen waren onder de maat enzovoorts. Controle vooraf is makkelijker dan achteraf en voorkomt veel problemen die vooral opgelost moeten worden door het contractmanagement. Dit is vaak een lastig en tijdintensief proces. Voorkomen is dus beter dan genezen. 

Gedurende het contract dient er ook gecontroleerd te worden. Dit kan door middel van het uitvoeren van jaarlijkse materiele controles bij liefst alle aanbieders. Zo wordt duidelijk gemaakt dat het een regulier onderdeel is van het proces en geen willekeur of een gebrek aan vertrouwen. Er zijn ook andere frequenties denkbaar. Bijvoorbeeld alleen bij de grote partijen. In de praktijk zitten de grote problemen echter vaker bij de kleinere partijen. Ook valt er te denken aan een lagere frequentie van materiële controles bij die partijen die het de vorige keer goed deden. Als de capaciteit het toelaat heeft wat mij betreft de voorkeur dat iedere aanbieder een keer per jaar gecontroleerd zou moeten worden. Dit hoeft de gemeente uiteraard niet zelf te doen. Dit kan prima uitbesteed worden, waarbij het wel te allen tijde uitgevoerd dient te worden onder auspiciën van de gemeente. Alleen zij kan de verantwoordelijkheid dragen van de contractuele consequenties die een controle met zich mee kunnen brengen. Dit geldt overigens ook voor de controle vooraf. Ook dit dient rigoureus te gebeuren en kan goed uitbesteed worden. Het is in de basis uiteindelijk een relatief simpel administratief proces. Voor de zorgverzekeraars is het al jaren veel gebruikelijker om een grondige check te doen vooraf. 

Een randvoorwaarde voor goede controle is echter dat een gemeente dan wel haar processen, procedures en protocollen op orde dient te hebben en dat het e.e.a. ook goed geregeld is de contracten. Het moet wel mogelijk zijn om materiële controles te houden wanneer de gemeente dat wil en er dienen oplopende boetemaatregelen te zijn wanneer materiële controles gehinderd of verhinderd worden. Daarnaast is het van belang om een oplopend “strafwerkmenu” te hebben dat zonder aanziens der partij ook wordt toegepast: bij kleine onrechtmatigheden bijvoorbeeld een kleine geldboete en bij grotere overtredingen de mogelijkheid tot een cliëntenstop naast de nucleaire maatregel van contractontbinding. Een andere optie is het toepassen van ICT-instrumentarium, bijvoorbeeld vanuit de blockchain-hoek. Hierdoor worden indicaties afgegeven in de vorm van een “smart”-contract en voeren zorgverleners met een app bij de cliënt terplekke de uitgevoerde dienst in. Er wordt dan gekeken naar activiteit, duur, effect en de cliënttevredenheid. Dit geeft het contractmanagement van de gemeente een directe toegang tot doelmatigheid en cliënttevredenheid, waardoor zij veel beter de contractmanagementgesprekken met haar contractpartners kan aangaan, namelijk op basis van goede data. Daarnaast wordt het proces van de afhandeling rondom indicaties en facturaties enorm gestroomlijnd. In de huidige afhandeling gaan zaken vaak mis, waardoor er te veel of te weinig gefactureerd wordt. Met alle bijbehorende handelingen van dien, zoals creditering, terugvordering, nabetaling etc. De cliënt kan alleen aftekenen op de zorgactiviteiten die aan hem/haar geïndiceerd zijn en de blockchaintechnologie maakt dit transparant voor alle betrokken partners, waardoor er ook direct betaald kan worden. Hiermee is de materiële controle zelfs grotendeels overbodig en kunnen er grote besparingen bewerkstelligd worden. 

Blockchain staat nog in de kinderschoenen. Desondanks zijn er wel pilots mee uitgevoerd. Wellicht dat het automatisch factureren nog wat verderop ligt, maar het loggen via apps van zorgactiviteiten bij cliënten wordt al sinds langere tijd toegepast. Eigenlijk is het ook gek dat een gemeente geen directe toegang heeft tot de cliënten waar ze de zorg voor dient te regelen, al dan niet via door haar ingekochte zorg. Bij een dergelijke zware verantwoordelijkheid is directe toegang geen “nice to have”, maar een absolute noodzaak om te kunnen zien of het beter gaat en welke zorgverlener dat op welke wijze heeft gedaan. Dit staat echter nog in de kinderschoenen. Een rigoureuze controle aan de voorkant lijkt voor op de korte termijn het meest soelaas te bieden. Laat een team van desbetreffende experts beoordelen of een aanbieder bedrijfsmatig en zorginhoudelijk haar zaken op orde heeft, alvorens een contract toe te kennen. Dit voorkomt veel ellende gedurende de uitvoering van het contract.

Lees het eerste deel van dit tweeluik ‘Vertrouw, maar controleer ook’.